Das Märchen vom effizienten Multitasking

Für das Gehirn bedeutet Multitasking blitzschnelles Umschalten – und damit auf Dauer Stress. Doch man kann im Berufsalltag einiges tun, um Multitasking auf ein Minimum zu begrenzen.

Multitasking führt dazu, schneller müde zu werden und mehr Fehler zu machen, so Wolfgang Panter, Präsident des Verbandes Deutscher Betriebs- und Werksärzte

E-Mails lesen und dabei telefonieren, einem Bericht zuhören und gleichzeitig eine SMS schreiben: Viele Arbeitnehmer versuchen, im Job mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Für das Gehirn sei das großer Stress, sagt Wolfgang Panter, Präsident des Verbandes Deutscher Betriebs- und Werksärzte. Es müsse zwischen den verschiedenen Aufgaben blitzschnell hin und her schalten.

Denn wer mehrere Dinge gleichzeitig erledigen will, muss seine Aufmerksamkeit verteilen und schnell zwischen Aufgaben hin und her springen – dabei müssen jedoch alle im Gedächtnis bleiben.

Auch wenn Multitasker gern selbst glauben, dass sie geübt genug sind, zwei Dinge gleichzeitig effizient erledigen zu können – die Forschung sagt etwas anderes.

Regel 1

Keine akustischen oder optischen E-Mail-Benachrichtigungs-Signale einrichten. Wenn das wohlbekannte "Pling!" ertönt oder am Bildschirm ein rotes Fähnchen weht, will man meist sofort wissen, was gerade Interessantes eingetroffen ist.

Regel 2

E-Mails zu festgelegten Zeitpunkten, zum Beispiel morgens, mittags und abends, abrufen und beantworten. In der Zwischenzeit sollte das Mailprogramm am Besten geschlossen bleiben.

Regel 3

Sinnvoll ist es, verschiedene Geräte für die berufliche und private Kommunikation zu benutzen. Wer für den Vorgesetzten nicht mehr erreichbar sein mag, will oft trotzdem noch von der Familie und von Freunden angerufen werden können.

Regel 4

Das Gleiche gilt für E-Mail-Adressen. Verschiedene Adressen für dienstliche und private Belange sollten so wenig wie möglich vermischt werden.

Regel 5

Handys und Blackberrys, die beruflich genutzt werden, sollten nach Feierabend, am Wochenende und im Urlaub auch ausgeschaltet bleiben.

Regel 6

Wichtig ist es, sich grundsätzlich bewusst zu machen, dass man längst nicht auf jede Kommunikationsanforderung anspringen muss. Auf eine Mailbox-Nachricht oder auf den Erhalt einer SMS braucht man in der Regel nicht umgehend reagieren.

Regel 7

So häufig wie möglich hinterfragen, ob alles was an einen mit höchster Prioritätsstufe herangetragen wird, auch wirklich wichtig ist.

Geübte Multitasker lassen sich leicht ablenken 

Ein Team um Clifford Nass von der Stanford University untersuchte in einer Reihe von Experimenten, wie schwer es für ungeübte Multitasker im Vergleich zu chronischen Multitaskern ist, zwischen verschiedenen Medien zu wechseln und dabei eine Reihe von Aufgaben zu erledigen.

Obwohl die chronischen Multitasker viel mehr Übung hatten, ließen sie sich leichter von jeglichen Informationen ablenken. Dabei fiel es ihnen schwer zu unterscheiden, ob eine Information wichtig war und deshalb mehr Aufmerksamkeit erforderte oder eher unwichtig war und ignoriert werden konnte.

Auch Wolfgang Panter glaubt, dass Multitasking in erster Linie dazu führt, dass Arbeitnehmer schnell ermüden und leichter Fehler machen. Panter rät deshalb, Aufgaben immer der Reihe nach abzuarbeiten. Um Stress zu vermeiden, sollten Berufstätige vor der Arbeit eine Rangliste erstellen, in welcher Reihenfolge sie die Aufgaben erledigen möchten, rät Panter. 

Unterbrechungen möglichst vermeiden 

An diese Liste sollten sie sich dann halten, sofern das möglich ist. Natürlich ist aber nicht jedes Multitasking selbst verschuldet. Kollegen oder neue E-Mails im Posteingang sorgen immer wieder für Unterbrechungen.

Dagegen helfe nur, in der Abteilung klare Absprachen über Ruhephasen zu treffen, in denen nicht gestört werden darf, so Panter. Gut ist auch, jeden Tag 30 Minuten oder eine Stunde offline zu sein und in der Zeit konzentriert zu arbeiten. Das sei zwar ungewohnt – helfe aber um voranzukommen.

Artikel Link: DIE WELT

Empfehlung von Business Doctors: www.Business-doctors.at

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